Assistant Administration et Finance

Contexte du recrutement et définition de poste

Le client oeuvre dans le secteur éducatif en mettant des projets d’éducation et d’inclusion à destination des enfants et des jeunes en situation de vulnérabilité, en utilisant le jeu sportif comme outil pédagogique.

Responsabilités et missions

Sous la supervision directe du Représentant Pays (RP), le/la AAF de la Mission RDC contribue à la bonne gestion administrative, financière et logistique. Elle travaille en étroite collaboration avec les équipes pédagogiques et avec le soutien technique à distance du/de la Responsable Administration et Finance (RAF), basé/e à Paris, France.

Le poste implique le management direct de 2 employés locaux (1 chauffeur, 1 agent d’entretien).

Contrat de 12 mois renouvelable.

Gestion comptable :

• Gérer la comptabilité de la mission en respectant les procédures comptables
• S’assurer de la collecte et du classement des pièces comptables (factures, reçus...)
• Veiller à l’imputation correcte des dépenses entre les différents financeurs et procéder à leur enregistrement dans le logiciel de comptabilité SAGA
• Participer au suivi des contrats de financements
• Effectuer les rapprochements bancaires et le lettrage des écritures
• Effectuer la clôture comptable mensuelle
• Archiver les relevés bancaires, de caisse, les rapprochements bancaires et les justificatifs comptables sur le sharepoint
• Enregistrer et tenir l’inventaire des immobilisations.

Gestion budgétaire 

• Assurer le suivi budgétaire : mise à jour mensuelle des dépenses réalisées par projet et par bailleur de fonds
• Assurer le suivi budgétaire des partenaires des projets
• Appuyer le respect du budget prédéfini lors de la validation des dépenses liées aux activités en fonction des critères de chaque bailleur de fonds
• Etre garant du respect du budget prédéfini lors de la validation des dépenses RH et des frais de fonctionnement de la mission RDC
• Appuyer l’analyse des écarts éventuels entre prévisionnel et réalisé avec le RP et la RAF
• Suivre une table d’allocation RH du pays en lien avec la RAF

Gestion de trésorerie

• Gérer les comptes bancaires (l’ouverture, l’approvisionnement, la fermeture, etc)
• Gérer les entrées et sorties de caisse et les comptes bancaires
• Assurer le comptage des caisses, en fin de mois, avec le chef de mission
• Gérer le suivi des avances
• Etablir les prévisions et les demandes de trésorerie selon les procédures établies avec la RAF
• Organiser les approvisionnements de la caisse.

Gestion administrative et des RH

Assurer la supervision des équipes logistiques (1 chauffeur, 1 agent d’entretien).

• Gestion des procédures légales (visas, agrément…)
• Participer aux réunions partenariales sur les sujets administratifs et financiers
• Mise à jour de la documentation interne (livret d’accueil, organigramme…)
• Suivre les contrats avec les fournisseurs.

Développement des financements, des partenariats et de la mission

• Appuyer l’élaboration des budgets des nouvelles propositions aux bailleurs en lien avec le RP et la RAF
• Participer au suivi des contrats de financements et à leurs décaissements
• Appuyer la préparation des audits financiers en lien avec le RP et la RAF
• Participer à l’évaluation et la formation de partenaires sur les questions administratives et financières.

Procédures et liens avec le siège

• Participer aux réunions bi-mensuelles de la fonction admin finance du siège
• Participer à la mise à jour des procédures administratives, financières et comptables de l’association.

Logistique

• Gestion des locaux (identification des locaux/bureaux, rédaction/revue des baux, suivi loyer, etc.)
• Gestion de la flotte (achat véhicule, approvisionnement essence, assurance, entretien, suivi des documents de bord, etc.)
• Suivi des stocks (commandes, inventaires, etc.)
• Commande de consommables (informatiques, bureautiques, alimentaires)
• Organisation logistique des déplacements locaux des membres de l’équipe

Profil recherché

Formation

Formation en finance, comptabilité et/ou gestion

Compétences et expériences

• Expérience de minimum 1 ans sur un périmètre similaire, en entreprise ou cabinet comptable
• Expérience en association/ONG appréciée
• La connaissance d’un outil de comptabilité est préférable (idéalement SAGA et/ou QUADRA)
• Très bon niveau sur Excel

Savoir-faire

• Suivi des besoins logistiques des équipes
• Gestion de la facturation
• Gestion de la relation prestataires (benchmark, négociation, qualité…)
• Gestion des stocks

Savoir-être 

• Esprit d’équipe / relationnel
• Flexibilité
• Priorisation
• Prise d’initiatives
• Rigueur
• Fermeté