CHARGE(E) DE SUBVENTIONS

Contexte du recrutement et définition de poste

Expertise France recherche un (e) Chargé (e) de Subventions à plein temps, qui sera basé (e) à Boma au sein du bureau de l’équipe projet EF.

Sous la responsabilité hiérarchique du/de la Chef (fe) de projet « Ville Durable » et évoluant au sein de l’équipe projet, il/elle travaillera en étroite collaboration avec l’Unité Support Projet (USP), pour :

ü  Coordonner, gérer et piloter la mise en place d’un fonds de développement local mis en place pour encourager et soutenir des projets urbains innovants portés par la société civile locale afin de promouvoir l’inclusion sociale et économique des populations urbaines les plus vulnérables.

ü  Assurer un contrôle qualité des livrables des bénéficiaires des subventions ;

ü  Réaliser le reporting des activités menées sur le terrain par les bénéficiaires des subventions ; 

ü  Être le point focal du projet, faire office de liaison avec les partenaires techniques du projet et bénéficiaires de la subvention

Le/la Chargé (e) de Subventions aura en charge le suivi de la contractualisation, de l’exécution et du contrôle administratif et financier des subventions octroyées.

Il/elle assurera notamment les tâches suivantes :

1.       Appui à la passation de marchés et à l’octroi des subventions : en lien avec la Cellule Achat-Juridique de l’USP

-          Appui à la préparation des appels à projets ;

-          Appui à la diffusion des appels à projet ;

-          Organisation des réunions d’information et des formations des bénéficiaires à la réponse aux appels à projets ;

-          Participation au processus d’évaluation et de sélection des porteurs de projets : secrétariat du comité d’évaluation, organisation d’ateliers pour les bénéficiaires présélectionnés, gestion administrative, etc.

-          Contrôle de la conformité et vérification administrative selon les procédures en vigueur ;

-          Appui à l’instruction des projets sélectionnés et à l’appropriation des procédures de gestion par les bénéficiaires ;

-          Préparation des contrats et formalisation des documents internes. 

2.      Suivi de l’exécution financière, administrative et contrôle qualité des projets par les partenaires :

-          Elabore et paramètre, en lien avec le Responsable Administratif et Financier (RAF) de l’USP, les outils financiers de suivi de subventions (fichier de reporting financier, suivi des dépenses etc…) ;

-          Contrôle des demandes de versement et des rapports financiers des bénéficiaires pour l’ensemble des projets ;

-          Suivi d’un portefeuille de projets ;

-          Contrôle le respect des procédures administratives d’EF par le (les) partenaire(s) (achats et passations de marchés, justificatifs etc.) ;

-          Vérifie et contrôle la cohérence (exactitude des montants, exhaustivité, taux de change etc…) entre les dépenses inscrites dans les journaux de dépenses des partenaires avec les pièces justificatives transmises ;

3.      Appui aux renforcements de capacités des structures :

-       Assure la formation et l’appropriation des aspects administratifs et financiers des subventions EF auprès des bénéficiaires ;

-       Assure la formation des structures bénéficiaires de subventions sur les procédures Expertise France;

-       Animation de la cellule (organisation des réunions de suivi, gestion des emplois du temps et des réunions bénéficiaires etc.)

-       Assure un suivi et un contrôle de la bonne exécution des procédures ;

-       Analyse les risques et réalise des actions pour les minimiser (en particulier les risques d’inéligibilité des dépenses).

4.      Reporting et suivi-évaluation :

-       Elabore et renseigne de façon régulière le tableau de bord de suivi global des subventions ;

-       Compile et fournit régulièrement des analyses quantitatives et qualitatives sur les données financières concernant les subventions appuyées par Expertise France ;

-       En lien avec le RAF l’USP, appuie à la validation des rapports financiers des partenaires (contrôles, cadrage) ;

-       Appui à la mise en œuvre du suivi-évaluation ;

-       Capitalisation et compilation des résultats.

5.      Audit externe :

-       Participe aux temps forts politiques et événementiels dans l’écosystème en lien avec le genre ;

-       Organise et coordonne en lien avec le.la chargée de sensibilisation des interventions (conférence, prise de parole, sensibilisation) autour des questions d’autonomisation économique des femmes.

6.      Archivage :

-     Chargée d’archivage de toute la documentation comptable et financière des subventions

Profil recherché

• -       Master ou diplôme universitaire équivalent dans le domaine de la gestion de projet, le contrôle de gestion, la coopération internationale ou autre(s) discipline(s) connexe(s) ;
• -       Expérience minimum de 5 ans en gestion de subvention, finance, audit, contrôle de gestion, gestion de projet
• -       Expérience réussie d’au moins cinq (5) ans sur un poste similaire ;
• -       Expérience de travail avec les OSC et/ou ONG très appréciée
• -       Compréhension des enjeux de développement urbain, développement économique et inclusion du genre. Une connaissance ou une expérience sur les questions d’autonomisation économique des OSC est un plus ;
• -       Fortes capacités d’analyse et de synthèse ;
• -       Très bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel et Word est impérative ;
• -       Excellente maitrise du français (écrit et parlé)
• -       Connaissance et maitrise des langues locales principales de la zone (Swahili, kikongo, lingala, tchiluba)