CHARGE(E) ADMINISTRATIF(VE) ET FINANCIER(E)

Contexte du recrutement et définition de poste

Expertise France recherche un(e) Chargé(e) Administratif(ve) et Financier(e) à plein temps, qui sera basé(e) à Boma au sein du bureau de l’équipe projet EF.

Sous la responsabilité hiérarchique du/de la Chef(fe) de projet « Ville Durable », il/elle travaillera en étroite collaboration avec l’ensemble des experts affectés au projet au sein de l’équipe projet EF, et sera chargé de la réalisation des tâches administratives et du suivi des opérations financières et comptables du projet.

Il/elle assurera notamment les tâches suivantes :

1.       Gestion Administrative

-          Assurer la gestion administrative des dossiers opérationnels (archivage des dossiers, rangement du serveur) ;

-          Contribuer à la recherche documentaire et gérer des tâches de secrétariat (prise de rendez-vous, rédaction et envoie de courrier, etc.) ;

-          Réceptionner et traiter le courrier et autres documents administratifs (lettres d’invitation, courriers officiels, archivages etc…) ;

-          Préparer et maintenir à jour une liste de contacts des parties prenantes du projet ;

-          Appuyer l'organisation logistique des événements, activités et déplacements du projet (convocation, préparation et envoi des informations préalables, préparation des kits participants, réservation de salles, des hébergements, réception et suivi des participants)

-          Appuyer logistiquement l'organisation et à l'optimisation des coûts des missions nationales et internationales (ordre de mission, lettre d’invitation, demande de VISA, réservation d’hôtel, location de véhicule, carnet de route …) ;

-          Rédiger et/ou centraliser les comptes rendus de réunions administratives ;

-          Suivre les achats et besoins courants en matériels (informatiques, fourniture, etc.).

2.      Comptabilité

-          Organiser la comptabilité du projet (tenue des journaux de caisse et de banque sur Excel) ;

-          Réception des factures et paiement des fournisseurs ;

-          Gestion et traitement des notes de frais du personnel ;

-          Gestion de la petite caisse du bureau ;

-          Établir les inventaires de caisse et les rapprochements bancaires mensuels ;

-          Garantir le respect des procédures comptables et financières d’Expertise France et du bailleur ;

-          Contrôler la conformité des pièces comptables réceptionnées ;

-          Classer et archiver les pièces comptables ;

-          Préparer les documents pour les audits comptables internes et externes ;

-          Suivre la trésorerie.

3.      Gestion budgétaire

-       Suivre et contrôler des dépenses du budget approuvé en collaboration avec le Chef de Projet ;

-       Participer à la préparation et la production des rapports financiers mensuels, trimestriels et annuels.

-       Participer à la préparation les demandes de fonds pour les besoins du projet en collaboration avec le Chef de Projet.

4.      Contrôles Internes

-       Veiller à l’application des procédures de comptabilité et de gestion financière, conformément au guide de l’organisation ;

-       Participer au contrôle (ordinaire et inopiné) des caisses, des comptes banque, des factures et autres pièces justificatives ;

-       Participer aux audits financiers et s’assurer que toutes les recommandations d'audit sont mises en application   au cours l'année suivante ;

-       Être garant du classement adéquat des pièces justificatives pour les besoins des audits annuels et des contrôles des partenaires.

5.      Ressources Humaines

-       Veiller à la conformité et la complétude des contrats en lien avec la Responsable RH de l’USP ;

-       Gérer le calendrier des absences/présences des équipes en lien avec le Chef de Projet ;

-       Assurer le suivi des fins et renouvellement de contrats en collaboration avec le Chef de Projet et la Responsable RH de l’USP.

6.      Autres missions

-       Effectuer toute autre tâche confiée par la hiérarchie.

Profil recherché

• -       Diplôme de niveau BAC+3 en administration, finances, comptabilité, économie, ou tout autre domaine en adéquation ;
• -       Avoir une expérience avérée d’au moins trois (03) ans sur un poste similaire ;
• -       Aptitude à travailler en équipe ;
• -       Sensibilité à l’approche interculturelle et inter-agences au niveau national ;
• -       Sens de l’organisation, rigueur et capacité de synthèse ;
• -       Bon relationnel ;
• -       Sens de l’autonomie et des responsabilités ;
• -       Français courant obligatoire ;
• -       Excellente maîtrise de Word, Excel, et logiciels comptables.