Cash van sale manager ( chargé d'administration )

Contexte du recrutement et définition de poste

I.                   DESCRIPTION DU POSTE

Coordonner, superviser et contrôler l'ensemble des activités administratives et juridiques de la Branche, notamment la gestion du personnel et du social, du charroi automobile, des services généraux, de l'intendance et de la sécurité, du protocole, de la gestion immobilière ainsi que du suivi des dossiers juridiques et contentieux.

II.                TACHES ET RESPONSABILITES CLES :

A. ADMINISTRATIF

1. Gestion du personnel et du social

•          Veiller à l'actualisation des procédures RH et des documents légaux liés à la gestion du personnel, notamment le règlement d'ordre intérieur (ROI) et la convention collective, ainsi qu'à leur bonne application.
•          Superviser les actes administratifs liés au personnel permanent, au personnel en sous-traitance et aux journaliers.
•          Assurer le suivi et l'actualisation de la base de données du personnel.
•          Superviser le suivi des absences, retards, maladies et deuils.
•          Superviser l'élaboration et le renouvellement des contrats de travail.
•          Superviser les départs en congé et les formalités administratives y relatives.
•          Superviser les départs définitifs (résiliation de contrats, pensions, décès, etc.).
•          Superviser les courriers relatifs au personnel (promotions, affectations, transferts, congés et procédures disciplinaires).
•          Superviser l'octroi et le remboursement des prêts ainsi que les retenues sur salaire.
•          Superviser les différents courriers et leur archivage.
•          Superviser la distribution des rations.
•          S'assurer de la transmission et de la prise en compte de l'ensemble des paramètres variables de la paie de la Branche.
•          Superviser la gestion de la discipline et le suivi des procédures disciplinaires conformément à l'encadrement juridique applicable.
•          S'assurer de la bonne prise en charge médicale du personnel et des membres de leurs familles.
•          Faciliter les relations avec la délégation syndicale et les syndicats, renforcer le dialogue social et accompagner les actions syndicales en tant que représentant de la Direction générale.
•          Superviser l'administration de l'évaluation du personnel et le développement des outils RH nécessaires à la continuité des tâches au sein des unités, notamment le plan de relève.
•          Superviser la dispense des formations ponctuelles au sein de la Branche.
•          Conduire le changement de la culture de l'entreprise en favorisant l'adhésion des employés aux transformations et en assurant la diffusion des valeurs, symboles et rites de l'entreprise.
•          Préparer et assurer la mise à jour des rapports réguliers et spéciaux destinés au management, notamment les tableaux de bord sociaux et les rapports d'activités.

2. Gestion du charroi automobile

•          Superviser l'affectation des véhicules et des chauffeurs afin d'optimiser les services rendus.
•          Coordonner la mise à jour des documents des véhicules (immatriculation, vignette et assurance).
•          Superviser le contrôle des carnets de bord tenus par les chauffeurs.
•          Superviser la tenue des fiches d'entretien des véhicules.
•          Coordonner les tâches des chauffeurs.
•          Coordonner le ravitaillement des véhicules et suivre les dépenses de la Branche en la matière.
•          Superviser l'évolution du parc automobile (véhicules disponibles, immobilisés, en vente ou à déclasser).
•          Coordonner le suivi des entretiens et réparations et mettre en œuvre un plan de maintenance préventive de la flotte.
•          Transmettre les besoins en pièces de rechange et superviser et contrôler leurs achats.
•          Préparer et assurer la mise à jour des rapports réguliers et spéciaux relatifs à la gestion du charroi.

3. Gestion des services généraux, de l'intendance et de la sécurité

•          Coordonner et superviser les activités d'intendance mises à disposition des employés au sein de la Branche, notamment :
•     La gestion de l'attribution des appartements aux expatriés ;
•     Le suivi des logements disponibles et occupés ;
•     Le suivi des réfections effectuées, en cours ou à réaliser ;
•     La gestion du personnel de maison et des chauffeurs affectés aux expatriés.
•          Établir et mettre en œuvre un plan de maintenance préventive du parc de groupes électrogènes dans une optique d'optimisation et de réduction des coûts.
•          Coordonner la sécurité de la Branche en relation avec les partenaires extérieurs (sociétés de gardiennage, police nationale et sécurité interne).
•          Développer un réseau relationnel avec les autorités locales (DGM, police, armée), l'activer en cas d'urgence et tenir à jour la liste des contacts stratégiques en matière de sécurité.
•          Suivre l'état du parc de motos (en état de marche, affectées ou en stock) et procéder aux tests nécessaires pour vérifier leur fonctionnement.
•          Activer le plan d'urgence en cas d'incendie, d'attaque, d'émeute ou d'évacuation.
•          Préparer et assurer la mise à jour des rapports réguliers et spéciaux relatifs aux services généraux, à l'intendance et à la sécurité.

4. Gestion du protocole

•          Superviser les démarches d'obtention et de renouvellement des documents nécessaires à l'établissement et aux voyages des agents de la Branche, notamment les cartes de résident.
•          Superviser les déplacements des agents et des invités :
•     Réservation des billets d'avion ;
•     Organisation de l'hébergement dans les hôtels ou les appartements et maisons de la société ;
•     Accueil des agents, prestataires et invités à l'aéroport.
•          Coordonner l'organisation logistique des événements de la société (billets d'avion, hôtels, salles de réunion, réception et traiteur).
•          Préparer et assurer la mise à jour des rapports réguliers et spéciaux relatifs aux activités de protocole.

5. Gestion immobilière

•          Établir et mettre en place un plan d'entretien des bâtiments de la Branche (nettoyage, peinture, plomberie, électricité, dératisation, ascenseurs, etc.).
•          Organiser les appels d'offres relatifs aux travaux de réfection, de réhabilitation et de construction des bâtiments, conformément aux procédures de l'entreprise.
•          Programmer les travaux de réfection et de réhabilitation, consulter les entreprises locales, négocier les conditions (nature, coûts et délais) et suivre leur exécution.
•          Assurer le suivi administratif et financier des dossiers relatifs au patrimoine immobilier :
•     Préparer les projets de contrats de bail ;
•     Organiser les états des lieux et les visites ;
•     Analyser la répartition des charges ;
•     Assurer le paiement des factures d'eau et d'électricité de la Branche ;
•     Transmettre à la comptabilité la liste mensuelle des loyers à payer ;
•     Planifier, négocier et suivre les contrats de maintenance des locaux et bâtiments.
•          Rechercher des locaux, bâtiments ou terrains et estimer les biens immobiliers nécessaires aux projets validés par le Conseil d'administration.
•          Assurer le respect de la procédure de gestion immobilière.
•          Superviser le soutien nécessaire aux différents services, notamment le suivi des approvisionnements en biens, des aménagements et des déménagements.
•          Préparer et assurer la mise à jour des rapports réguliers et spéciaux relatifs à la gestion immobilière.

B. JURIDIQUE

Gestion des dossiers juridiques et des contentieux

Toute action et communication juridique au niveau de la Branche doit être effectuée après obtention de l'aval de la Direction à Kinshasa.

•          Superviser l'élaboration des conventions avec les clients locaux.
•          Superviser la rédaction des contrats avec les partenaires et fournisseurs locaux.
•          Engager l'entreprise dans certains actes à caractère juridique par subdélégation de pouvoir, en ce qui concerne les activités de la Branche.
•          Superviser l'exécution des mandats issus des conventions signées avec des tiers.
•          Superviser le traitement des actes juridiques proposés à la société par ses partenaires et y apporter les amendements nécessaires.
•          Superviser les prises de contacts informatifs sur les dossiers et communiquer à la justice les informations demandées.
•          Superviser l'évolution des dossiers confiés aux avocats, leur donner des orientations techniques et tenir à jour la liste des dossiers en cours.
•          Superviser le traitement des dossiers et les réponses aux convocations des instances judiciaires et/ou des administrations publiques concernées.
•          Assurer le suivi de l'ensemble des dossiers contentieux et litigieux impliquant la Branche.
•          Assister le personnel de la Branche en cas de convocation par la justice.
•          Assurer une activité de conseil auprès des opérationnels, des différents responsables et du back-office.
•          Superviser la veille juridique permanente en suivant l'évolution des réglementations nationales et de la jurisprudence.
•          Préparer et assurer la mise à jour des rapports réguliers et spéciaux relatifs aux activités juridiques de la Branche.

Profil recherché

I.                   PROFIL RECHERCHE

Formation :

• Bac+5 en Administration des entreprises, Gestion, Droit ou dans un domaine équivalent.

Expérience professionnelle :

• Expérience significative dans la gestion administrative et la coordination de plusieurs activités ou services.
• Une expérience en gestion du personnel et en suivi juridique constitue un atout.

II.                COMPETENCES REQUISES

•          Solides compétences en gestion opérationnelle et coordination d'équipes terrain.
•          Maîtrise des techniques de contrôle de caisse, de rapprochement des recettes et de suivi des encaissements.
•          Bonne connaissance de la gestion des stocks, des marchandises et des flux de distribution.
•          Capacité à organiser et optimiser les tournées commerciales et les itinéraires de livraison.
•          Maîtrise des outils de suivi des ventes, de reporting et de gestion des opérations.
•          Bonne capacité à analyser les performances commerciales et les écarts financiers.
•          Compétences en gestion de flotte automobile et suivi de la maintenance des véhicules.
•          Bonne connaissance des procédures de contrôle interne et de prévention des risques de fraude.
•          Capacité à prendre des décisions rapides et efficaces face aux imprévus opérationnels.

III.             COMPETENCES COMPORTEMENTALES

•          Leadership affirmé et capacité à encadrer des équipes terrain.
•          Honnêteté, intégrité et sens élevé de la responsabilité.
•          Fermeté dans la prise de décision et capacité à faire respecter les règles.
•          Esprit pratique, débrouillardise et forte orientation solutions.
•          Vigilance, rigueur et sens du contrôle.
•          Capacité à instaurer un climat de confiance tout en maintenant une discipline professionnelle.
•          Réactivité et résistance à la pression.
•          Autonomie et sens de l'initiative.
•          Disponibilité, engagement et forte implication opérationnelle.
•          Esprit d'analyse et capacité à anticiper les risques.

IV.              CONSTITUTION ET DEPOT DE CANDIDATURE

Seuls les candidat(e)s sélectionné(e)s seront contacté(e)s.

Le dossier sera composé uniquement de :

1.        Un Curriculum Vitae détaillé en français et/ou anglais (comprenant seulement des éléments liés au poste);

2.        Une lettre de motivation en français et/ou anglais (Pas une répétition du CV !) ;

3.        2 contacts de personnes de références, impérativement des employeurs précédents et/ou Supérieurs hiérarchiques (numéros de téléphone professionnels et adresses emails professionnelles).